ارتباط موثر
ما همه روزه بخش زيادي از زمان را به ارتباط برقرار کردن با ديگران ميگذرانيم تا هر چه بيشتر بتوانيم نيازهاي خود را بيان کرده و نيازهاي ديگران را درک کنيم. توانايي ارتباط موثر به ما کمک ميکند تا با ديگران ارتباط کلامي و غيرکلامي موثرتري داشته باشيم و با غلبه بر خجالت، نظرات خود را براي ديگران ابراز کنيم. اگر اين مهارت را کسب کرده باشيم، در مواقع لازم ميتوانيم با تقاضاهاي نامناسب ديگران مخالفت کنيم. اين توانايي به ما کمک ميکند تا بتوانيم به صورت کلامي و غيرکلامي و مناسب با فرهنگ جامعه و موقعيت، خود را نشان دهيم.
بدين معني که ما ميتوانيم نظرها، عقايد، خواستهها، نيازها و هيجانهاي خود را ابراز و به هنگام نياز بتوانيم از ديگران درخواست کمک و راهنمايي کنيم. تقاضاي کمک راهنمايي از ديگران در مواقع ضروري، از عوامل مهم يک رابطه سالم است. اجزاي توانايي ارتباط موثر عبارتند از:ارتباط کلامي و غيرکلامي موثر ، ابراز وجود، ، مذاکره، امتناع، غلبه بر خجالت، گوش دادن. همه ما براي برقرار کردن ارتباط با ديگران، صرفنظر از اينکه چقدر با آنها صميمي يا ناآشنا هستيم، با صحبت و گوش کردن (گفتوگو) ارتباط برقرار ميکنيم. همکلاسيها، دوستان، آشنايان و خانواده همه جزء شبکه گسترده ارتباطي ما هستند که امکان پذيرش، آرامش، دانستن و احساس بهتر را براي ما مهيا ميکنند.
بهبود کيفيت روابط اين شبکه، يکي از روشهاي بسيار مهم براي رسيدن به سلامت روان است. در حقيقت در مهارت برقراري رابطه موثر ميخواهيم شيوه صحيح يک ارتباط کلامي و غيرکلامي را بياموزيم تا بتوانيم نظرها، عقايد، خواستهها، نيازها و هيجانهاي خود را بهطور صحيح ابراز کرده و به هنگام نياز از ديگران درخواست کمک و راهنمايي کنيم. ضعف در مهارتهاي اجتماعي مشا بسياري از آسيبها است. از جمله: ترک تحصيل، کمسوادي، فقدان موفقيت تحصيلي، خشونت، بزهکاري و اعتياد.
فرد، هم معاني پيامي را که ميخواهد انتقال دهد بايد بداند و بفهمد و هم بتواند به مخاطب خود بفهماند که چه ميخواهد بگويد و منظورش چيست.
بهطور کلي ضعف در مهارتهاي اجتماعي هم چون توانايي برقراري ارتباط موثر در کودکان و نوجوانان، علت رفتارهاي پرخاشگرانه يا گوشهگيري و انزواست. اين افراد پرخاشگر و ناکام و منزوي معمولا احساس حقارت کرده و عزت نفس ضعيفي دارند. به همين علت، وجود مشکلات رواني از جمله افسردگي و اضطراب در اين دانشآموزان زياد است. در واقع ارتباط مفهومي است که از درون فرد برخاسته و به ديگران راه يافته و از فردي به فرد ديگر منتقل ميشود. اولين جزء اصلي ارتباط تفهيم بوده که يک فرآيند دو طرفه است.
يعني فرد، هم معاني پيامي را که ميخواهد انتقال دهد بايد بداند و بفهمد و هم بتواند به مخاطب خود بفهماند که چه ميخواهد بگويد و منظورش چيست. به عبارت ديگر، يک جزء ارتباط تفهيم و جزء ديگر آن تفاهم است. ارتباط به تسهيم هم نيازمند است که داراي جوانب مختلفي است. گاهي غذاي خود را قسمت ميکنيم، گاهي چيزهايي را که ياد گرفتهايم به ديگران ياد ميدهيم، گاهي خبري را که شنيدهايم به ديگران ميگوييم، گاهي شادي و عواطف يا مشکلات و سختيها و ناراحتيهاي خود را با آنها در ميان ميگذاريم و به اين طريق آنها نيز حمايتهاي عاطفي خود را با ما در ميان ميگذارند تا ما احساس آرامش و راحتي بيشتري کنيم.
آموزشهاي مهارت ارتباط موثر حول يک مقوله کلي گوش کردن، صحبت کردن و ارتباطات غيرکلامي است. در گوش کردن، آنچه مهم است، کيفيت گوش کردن است. توجه در گوش کردن دو هدف را مدنظر دارد. اول اينکه با تمرکز، به محتواي صحبت طرف مقابل پي ميبريم و دوم اينکه احساس و هيجان او را درک ميکنيم که سهلانگاري در هر يک از اين موارد موجب خواهد شد ارتباط دو طرف ضعيف شود.
مقدمه :
يكي از ويژگيهاي انسان سالم و موفق، مهارت و توانايي برقراري ارتباط مؤثر و سازنده با ديگران است. آيا شما اين ويژگي را داريد؟ كسب اين مهارت مهم و ضروري در زندگي اجتماعي خيلي مشكل نيست. فقط بايد بخواهيد و تمرين كنيد. در اين نوشتار ما به هفت گام اساسي براي يادگيري اين مهارت اشاره مي كنيم.
گام اول: گوش دادن
درحالي كه به نظر ميرسد گوش دادن به ديگران بسيار ساده است، اما اگر شنونده فن گوش دادن را نتواند به درستي بهكار ببندد ارتباط دچار مشكل مي شود. گوش دادن فقط شنيدن كلامي كه طرف مقابل به زبان مي آورد نيست، بلكه شامل برخي موارد به شرح زير است:
- اينكه گوينده كيست؟
- ديدگاه او نسبت به مسئله مطرح شده چيست؟
- چه مسائلي او را نگران مي كند، احساساتش چگونه است و چه انتظاري از ما دارد؟
علاوه به اينها يك شنونده موفق بخوبي مي تواند هماهنگي لازم بين ارتباط كلامي و غيركلامي برقرار نمايد، قادر است به كليه ژستها و حالات بدني گوينده توجه كند و خود نيز به هنگام گوش دادن از ژستها و حالات بدني مناسب جهت تاييد و اعلام درك طرف مقابل استفاده كند. او هيچگاه با خميازه كشيدن و يا با نگاه كردن به سرعت و به اطراف، نگاه خود را از گوينده نمي گيرد و دائما” درصدد است تا با تماس چشمي مناسب اين موضوع را به گوينده منتقل نمايد كه علاقمند است به حرفهاي او گوش دهد.
به خاطر داشته باشيد تا زماني كه شما به جاي تمركز و دقت در سخنان ديگران به افكار دروني خود گوش مي دهيد، قادر نخواهيد بود شنونده خوبي باشيد.
گام دوم: صريح و صادق بودن
صراحت و صادق بودن فرايندي است كه در ارتباطات انساني به شكل نامحسوس اما بسيار موثر نقش بازي مي كند. تاكيد ميشود اين فرآيند قابل ديدن يا شيندن نمي باشد. بلكه دو طرف درگير ارتباط، آن را حس مي كنند.
اگر ارتباطي فاقد صراحت و صداقت باشد، بدون شك، يا قطع خواهد شد و يا به شكل مخدوش، مبهم و ناسالم ادامه مي يابد. اگر نتوانيم يا نخواهيم منظور خود را با صراحت بيان نماييم طرف مقابل به اشتباه مي افتد و به حدس و گمان متوسل مي شود و از واقعيت دور مي گردد.
به خاطر داشته باشيم ابهام و عدم صدات در ارتباطات انساني سرمنشاء بسياري از مسائل و مشكلات در ارتباطات فردي است.
گام سوم: همدلي و همدردي
اغلب ما زماني كه با يكديگر ارتباط برقرار مي كنيم همواره افكار، آرزوها ، تمايلات، نگرانيها و ترسهاي خود را آشكار مي سازيم. بدين جهت نياز داريم كه ديگران اولا” درك درستي از ما داشته باشند و ثانيا” با ما در زمينه نگرانيها، ترسها و مشكلاتمان همدلي و همدردي كنند. همدردي تلاشي است براي درك و فهم دنيازي ذهني طرف مقابل. براي همدلي بايد بتوانيم خود را جاي ديگران بگذاريم و از دريچه چشم آنها نگاه و احساس كنيم. در همدلي شما مي توانيد سخن طرف مقابل را تكرار كنيد تا بداند كه شما منظور او را دريافته ايد. مثال: دوستتان به شما مي گويد: هم اتاقيام اعصاب من را خرد كرده است به هيچ وجه نمي توانم او را تحمل كنم، با استفاده از طرز رفتار همدلانه مي توانيد به او بگوييد: ( مثل اينكه از دست او خيلي عصباني هستي، اين طور نيست؟ )
به خاطر داشته باشيد كه در برخورد همدلانه مجبور نيستيد در جهت موفقيت با طرف مقابل خود حرف بزنيد. به جاي آن با تكرارصحبت او احساساتش را تصديق كنيد. در ضمن لازم نيست در مقابل حرفهاي طرف مقابل قضاوت و نتيجه گيري كنيد. نكته قابل ذكر اينكه ميان همدلي و همدردي تفاوت وجود دارد، در همدردي شنوندنه سعي مي كند با احساسات و عواطف گوينده همنوايي داشته باشد. بدين معني كه خوشحال شدن به خوشحالي او و متاسف شدن به ناراحتي او منجر مي شود ولي همانطور كه اشاره شد در همدلي، شما الزاما” درصدد تاييد و موافقت با طرف مقابل خود نمي باشيد.
همدلي و همدردي هر دو در تداوم ارتباط نقش بازي مي كنند، با اين تفاوت كه در همدلي نقش منطق قويتر از احساس است و شنونده با همدلي به خوبي به حرفهاي گوينده گوش ميدهد تا بتواند براي حل مسئله به او كمك كند، ولي در همدردي صرفا” با تخليه هيجانات و عواطف منفي به او كمك مي كند.
گام چهارم: حفظ آرامش و احترام به طرف مقابل
ما اغلب در ارتباطات خود با ديگران درصدد ارزيابي آنها برمي آييم و گاه فكر مي كنيم يا بايد نظرات و احساسات آنها را رد كنيم و يا به نوعي (مستقيم و غيرمستقيم) نظرات و احساسات خودمات را به آنها تحميل نماييم. ارتباطاتي كه بر پايه اين روش شكل مي گيرد غالبا” تداوم نمي يابد و هر دو طرف درگير در ارتباط را دچار مشكل مي سازد. همانطور كه قبلا” نيز اشاره شد، ما بدين دليل با يكديگر ارتباط برقرار مي كنيم تا از طريق آن به حل مسائل و مشكلات، رفع تضادها و تعارضات، رد و بدل كردن اطلاعات ، درك بهتر خود و رفع نيازهاي اجتماعي دست يابيم، در روابطي كه (( ارزيابي ديگران )) عنصر اصلي آن مي باشد نه تنها اهداف مذكور تحقق نمي يابد، بلكه آرامش لازم در ارتباطات انساني نيز از بين مي رود. بايد به خاطر داشته باشيم همه ما ميخواهيم ديگران با نظرات ما موافقت كنند و يا حداقل به افكار و احساسات ما احترام بگذارند و آنها را تاييد كنند، زير عقايد و نظرات ما براي خودمات كاملا” اهميت ندارند، اگر در ارتباط با ديگران اين تصور پيش آيد كه به نظرات آنها احترام نمي گذاريم، ارتباط روند مناسب و هدفمند خود را طي نمي نمايد.
در نظر گرفتن اين نكته كه اغلب مردم مانند ما فكر نمي كنند، احساس نمي كنند و به روش خود به دنيا نگاه مي كنند بسيار اساسي است.
گام پنجم: مخالفت نمودن به شيوه مناسب
اگر بتوانيم بپذيريم كه ديگران مانند ما نيستند آن وقت مي توانيم به شيوه مناسب با نظرات و عقايد آنها كه به نظر ما صحيح نيستند مخالفت كنيم. به عبارت ديگر بدون بحث و جدل مخرب كه غالبا” همراه با بلند كردن صدا، داد و فرياد، خشم و غضب است مي توانيم به نتيجه مناسب دست يابيم. يكي از مناسبترين شيوهها براي مخالفت كردن با نظرات و عقايد ديگران روش خلع سلاح است. در اين روش، فرد در سخنان طرف مقابل حقيقتي را پيدا مي كند (حتي اگر با مجموعه سخنان او موافق نيست ) و سپس در مقام موافقت و تاييد آن حرف مي زند.. اين روش بر طرف مقابل تاثير آرام بخش عجيبي مي گذارد.
ممكن است روش خلع سلاح را نپذيرد ولي جدل، بي فايده و هميشه بي سرانجام است، با اين شيوه در واقع شما پيروز از بحث خارج مي شويد و طرف مقابل نيز احساس پيروزي مي كند و با آمادگي بيشتري به حرفهاي شما گوش مي دهد.
مثال: همكلاسي شما مي گويد: اصلا” حرفهاي تو را قبول ندارم! پاسخ شما: بله حق باتوست، ما هميشه نبايد دربست و به صورت صددرصد حرفهاي ديگران را نپذيريم.
بايد به خاطر داشت كه لحن پاسخ شما نيز مهم است. اگر پاسخ تحقيرآميز باشد اين روش اثر مطلوب را نخواهد داشت.
گام ششم: خودشناسي و افزايش آگاهي
شناسايي دنياي ذهني ديگران، همدلي و همدردي كردن با آنها و يا به نتيجه رسيدن بحثهاي ما با ديگران نيازمند خوشناسي و تلاشي براي افزايش اطلاعات و آگاهيهاي خود جهت شناسايي ديگران و محيط زندگي است.
آگاهي از نقاط قوت و ضعف، ترسها، اميال، آرزوها و نيازهاي خود و پذيرش صادقانه آنها، كمك مي كند ويژگيها و وخصوصيات ديگران را واقع بينانهتر ببينيم و آنها را بپذيريم.
در خودشناسي پاسخ دادن به سئوالاتي نظير پرسشهاي زيركمك كننده است:
-دوست دارم دوستان و افرادي كه با آنها ارتباط نزديك دارم چه ويژگيهايي داشته باشند؟
-آيا مي توانم رابطه صميمانه و بدون قيد و شرط را با ديگران برقرار نمايم؟
-از درگير شدن در يك رابطه دوستانه چقدر لذت ميبرم؟
-ميزان تعهد من در ارتباطات اجتماعي چقدر است؟
-در مواقع ضروري چقدر مي توانم به دوستانم كمك كنم؟
-آيا در دوستي و ارتباط با ديگران پيش قدم مي شوم؟
-زماني كه مسئله يا مشكلي در ارتباط با ديگران پيدا مي كنم چگونه عمل مي كنم؟
-آيا انتظارات من از ديگران واقع بينانه است؟
بايد به خاطر داشت خوشناسي و افزايش آگاهي مستلزم صرف وقت، صبوري و تلاشي در جهت تغيير ويژگيهاي منفي خود است. علاوه بر عوامل فوق كمك گرفتن از افراد متخصص نظير روانشناسان و مشاوران نيز ضروري است.
گام هفتم: شناسايي افكار تحريف شده
اكثر ما در ارتباط با ديگران در چارچوب افكار خود و احساسات از پيش تعيين شده و كليشهاي خود رفتار مي كنيم. در بسياري از اين افكار، تصوير صحيحي از واقعيتها موجود نمي باشد. بدين معني كه ما در فرآيند پردازش اطلاعاتي كه نسبت به ديگران داريم دستخوش خطاي شناختي مي شويم. براي روشنتر شدن مطلب مثالي بيان مي كنيم:
آيا تاكنون براي شما پيش آمده است كه سايه يك شيء مثل يك تكه چوب باريك و بلند يا ريسماني را روي ديوار به شكل مار ببينيد؟ مطمئنا” همه ما در طول زندگي بارها تجربياتي از اين دست داشتهايم به اين قبيل تجربيات در علم روانشناسي احساس و ادراك، (( خطاي حسي )) گفته ميشود.
سيستم شناختي ما نيز بعضا” دچار خطا و تحريف ميشود. اين خطاها را روانشناسان شناختي (( تحريف شناختي يا خطاي شناختي )) مي نامند. تحريفهاي شناختي مثل آينه و يا دوربيني هستند كه اشكال را به همان گونه كه هستند بازنمايي نميكنند، بلكه شكلهاي عجيب و غريب و نادرستي را نشان مي دهند.
تحريفهاي شناختي در ارتباطات انساني مشكلات فراواني ايجاد ميكنند، لذا بايد آنها را شناخت و در جهت تصحيح آنها گام برداشت. در اينجا به برخي از مهمترين تحريفهاي شناختي همراه با مثال اشاره مي كنيم.
مثال: يكي از همكلاسيها را در دانشكده ميبينيد و سلام مي كنيد، اما او جواب سلام شما را نمي دهد و بي تفاوت از كنار شما مي گذرد.
در اين حادثه: ذهني كه دچار تحريف و خطاي شناختي است، امكان دارد به يكي از شيوههاي زير اين رفتار را تعبير و تفسير نمايد.
-او چقدر خودخواه و مغرور شده است ( پيش داوري )
-حتما” من كاري كردهام ( شخصي سازي )
-هميشه ديگران را ناديده مي گيرد ( تعميم مبالغه آميز )
-رابطهام را بايد با او قطع كنم ( نتيجه گيري و يا تصميم گيري شتابزده )
همانطور كه مي بينيد، هر كدام از شيوههاي مذكور به نوعي منجر به قطع يا مخدوش شدن ارتباط ما با ديگران ميشود، در حالي كه شايد مسئله اساسي، عدم توان ما در پردازش اطلاعات صحيح و مبتني بر واقعيت باشد، كه باعث بوجود آمدن اين مسئله شده است.
بايد به خاطر داشت زير بناي تحريفهاي شناختي باورهاي غيرمنطقي است. براي شناسايي اين دسته باورها و مبارزه با تحريفهاي شناختي علاوه بر آگاهي، كمك گرفتن از افراد متخصص نظير روانشناسان بسيار كمك كننده است.
سعي مي كنيم اين گامها را به خاطر بسپاريم، آنها را به كار بنديم تا بتوانيم روابط اجتماعي موثر و مستحكم تري با ديگران برقرار كنيم
****
منبع : مقاله " هفت گام اساسي در برقراري ارتباط موثر " -تهيه کننده : زهره استوار: كارشناس مركز مشاوره دانشگاه تهران- انتشارات : معاونت دانشجويي و فرهنگي مركز مشاوره دانشجويي- وزارت علوم، تحقيقات و فناوري
فنون ارتباطات موثر
1- موضوع ارتباطات در ابعاد زير مطرح مي شود:
الف - ارتباط انسان با خود
ب - ارتباط انسان با خدا
ج - ارتباط انسان با عالم
د - ارتباط انسان با انسانهاي ديگر
2- درك اين نكته بسيار مهم است كه براي بهبود روابط با انسان ها بايد هر انساني رابطه اش را با خدا و خود و محيط اطرافش تعريف كند و به بهبود آن بپردازد.
3- انسان در اين عالم بايد بتواند انگيزه و رسالتي را كشف كند:
افحسبتم انا خلقناكم عبثا ايحسب الانسان ان فتيرك سوي
آيا پنداشته ايد ما شما را عبث و بيهوده آفريده ايم.
آيافكر مي كنيد انسان به حال خودش رها مي شود؟ (قرآن مجيد)
4-رابطه انسان با عالم بايد بر اساس درك پيام ها و كسب تجربيات حاصل از دريافت آن باشد.
5- رابطه انسان با عالم بر اساس زيبايي شناسي شكل مي گيرد.
6- رابطه انسان با عالم بر اساس باور نظام حكيمانه الهي شكل مي گيرد.
7- رابطه انسان با عالم بر اساس كشف مدلهاي هماهنگ در اين عالم و رسيدن به نظريات وحدت صورت مي گيرد.
8- رابطه انسان با طبيعت بايد رابطه اي عالي باشد، بايد به آن اعتماد كرد.
اين همه نقش عجب بر دروديوار وجود هر كه فكرت نكند نقش بود بر ديوار
9- رابطه انسان و طبيعت بايد بر اساس اين قاعده باشد كه آنچه در اين عالم وجود دارد مظهر عظمت خداست و ما در قبال آن مسووليت داريم.
ابروباد ومه وخورشيد وفلك در كارند تا توناني به كف آري وبه غفلت نخوري
همه از بهر تو سرگشنه و فرمانبردار شرط انصاف نباشد كه تو فرمان نبري
10- حركت انسان بايد هم جهت با انرژي كائنات و همسو با آن باشد.
11- هر كاري كه انجام مي دهيم در نظام طبيعت تاثير مي گذارد.
12- گناه روند حركت نظامي طبيعت را كند مي كند چون بر خلاف فطرت طبيعت است.
13- رابطه انسان با خودش بايد بر اساس صداقت و پذيرش عيوب خود طرح شود.
14- اگر با خودمان رو راست باشيم با ديگران هم رو راست خواهيم بود.
15- خود پذيري مثبت و احساس خود ارزشمندي مثبت با خود خواهي فرق دارد.
16- از بين بردن كمبودها باعث افزايش اعتماد به نفس مي شود.
17- اگر بخواهيم خودمان را اثبات كنيم نشان ضعف ماست.
18- ديگران را تحقير كردن نشان از رابطه اي ضعيف با خودمان دارد.
19- بهانه گيري ها و سخت گيري هاي و تعصب هاي بيجا از عقده هاي حكايت مي كنند كه درون ما شكل گرفته است.
20- تراز كنگره عرش مي زنند صفير ندانست كه درين دامگه چه افتاده است
21- اگر قدر خودتان را بدانيد قدر ديگران را هم خواهيد دانست.
22- بزرگترين كمك ما به ديگران اين است كه به آنها كمك كنيم به خودشان كمك كنند.
23- ما بايد اين خود گم كرده را پيدا كنيم. (امام خميني)
24- خود شناسي با فضيلت ترين و پر منفعت ترين شناخت هاست.
25- ارتباط انسان با خدا بايد بر اساس تسليم و رضا مطرح شود.
26- ارتباط انسان با خدا، رابطه مالك و مملوك، رابطه معبود وعبد، رابطه مرزوق و رازق، رابطه غني و فقير و ... است.
27- كيفيت رابطه انسان با خدا، خلق وخوي انسان را در برخورد با ديگران و حتي خودش تغيير مي دهد.
28- اگر كسي خدا را ناظر اعمال خودش بداند با نيت صحيح و شكل درست با ديگران ارتباط برقرار خواهد كرد.
29- در روايت معصومين آمده است كه اگر مي خواهيد رابطه تان را با خلق درست كنيد ابتدا رابطه خود را باخدا درست كنيد.
30- آرامش حقيقي، آرامش كسي است كه خود را به خدا تسليم كرده است و خود را در آغوش او احساس مي كند.
31- بسياري از رابطه ها كه قطع مي شود به دليل عدم ايجاد نياز است.
در رابطه با شيوه هاي ارتباطات موثر با ديگر انسان ها نكات زير طرح مي شود:
1- همه كارها به نوعي ارتباط است از قبيل رفتارها- سليقه ها- انتخاب ها و...
2- چگونگي ارسال يك پيام در ابتدا، چگونگي دريافت آن را مشخص مي كند.
3- مهم آن موضوعي است كه مخاطب شما دريافت مي كند نه چيزي كه شما ارسال مي كنيد.
4- ارتباطات كاملاً دو طرفه مي باشد.
33-پيدا كردن نقاط مشترك در ايجاد يك ارتباط خيلي مهم است.
34- با انسانها از چيزهايي كه آنها دوست دارند، صحبت و ارتباط را آغاز كنيد.
35- درارتباط با انسانها فرستنده- پيام- زمينه- مجراي ارتباطي- باز خورد و گيرنده نقش دارند.
36- همنوايي وهمسويي با ديگران و همگامي و با فركانس آنها حركت كردن خيلي مهم است.
37- نيت ارتباط تاثير زيادي در نفوذ و و صميميت دارد.
38- بطور كلي از نظر مسووليت پذيري نسبت به ديگران چهار نوع ارتباط وجود دارد:
الف - بي تفاوتي نسبت به ديگران
ب - همدردي با آنها
ج - همدلي با آنها
د - همراهي با آنها
39 عواملي از قبيل خانواده- آموزش وپرورش- مديريت- در بهبود ارتباطات خيلي موثر است.
40-عواملي از قبيل پشتكار- آرامش- اعتماد به نفس- رضايت از خود و تقويت سلامت رواني در بهبود ارتباطات تاثير بسياري دارد.
41- با درك قانون راه حلهاي متنوع به خاطر داشته باشيد در ارتباط با ديگران فقط به اجراي يك روش تكراري محكوم نيست راه حلهاي بيشتري امتحان كنيد.
42- حتي الامكان سعي كنيد عمل كنيد تا عكس العمل.
43- در ارتباطات با ديگران، كلمات 7 % ،لحن 37 % و زبان تن (رفتار و عملکرد ) 55 % نقش دارند.
44- قضاوت در مورد ديگران ارتباط با آنها را مختل مي سازد.
45- هنر تفكيك در ارتباطات بسيار كاربرد دارد.
46- بين عمل و عامل فرق بگذاريد تا ارتباط خوبي برقرار نماييد.
47- سه عامل تعميم و حذف و تحريف را به خاطر داشته باشيد.
48- مهارت در استفاده از زبان بدن، راهي است بسيار سريع و موثر در بهبود ارتباطات .
49- با ديگران از راهي كه آنها دوست دارند ارتباط بر قرار كنيد.
50- ابتدا درك كنيد تا سپس درك شويد.
51- از سوالات باز و سوالات سقراطي و ارتباط غير مستقيم استفاده نماييد.
52-با توجه به دروازبانان ادراك با آدم ها برخورد كنيد.
53- نشانه هاي آدم هاي بصري- سمعي و حسي و منطقي را در نظر داشته باشيد و از همان راه وارد شويد.
54- براي ايجاد صميميت بايد گوش دادن را فرا بگيريد.
55- در گوش دادن عكس العمل مناسب و متناست نشان دهيد.
56- در گوش دادن با مخاطب همگام و همراه شويد و با مدل او برخورد كنيد.
57- انديشيدن همدلانه يكي از راههاي صميميت است. خود را جاي طرف مقابل بگذاريد.
58- قبل از هر اقدام يا هر صحبتي حتماً يك دقيقه فكر كنيد و هدف گذاري نماييد.
59- در گوش دادن گاهي اوقات سوالاتي از گوينده بپرسيد.
60- بعضي اوقات قسمتي ازبحث هاي گوينده را به او بازگو كنيد تا اطمينان حاصل كند كه شما حرفهاي اورا مي فهميد.
61- به جاي نمايش احساسات، فقط آن را بيان كنيد.
62- حتماً از شيوه خلع سلاح استفاده كنيد.
63- برخي از ويژگيهاي ارتباط غلط عبارتند از:
1- اصرار به حق جانبي 6- سرزنش 11- توقع
2- درماندگي 7- انكار و عصبيت 12- پرخاشگري انفعالي
3- تحقير 8- طعنه 13- قرباني كردن ديگران
4- حالت تدافعي 9- پاتك زدن 14- رد گم كردن
5- توهين 10- بي توجهي 15- عجله
64- بعضي از فيلترهايي كه باعث اختلال در ارتباطات مي شود:
1- قضاوت 6- بي توجهي
2- پيش بيني عجولانه 7- فشار رواني
3- حواس پرتي 8- نتيجه گيري عجولانه
4-با ذهنيت گوش دادن 9- ذهن خواني
5- تعصب 10- لجاجت
65- چهار عامل ترس و فرار و تنبلي و لجاجت عوامل هلاك كننده انسانها هستند.
66- به بار كلماتي كه بكار مي بريد حتما توجه كنيد.
67- كلمات در ارتباطات حتي الامکان صريح- كوتاه- دقيق- صحيح- مؤدبانه و پر محتوا باشد.
68- به قالب هاي ذهني افراد نيز توجه كنيد.
69- با توجه به شخصيت كودك- بالغ و والد نسبت به تحليل رفتار متقابل تمرينات خاصي انجام دهيد.
70- تفاوتهاي زن و مرد را نيز در ارتباطات جدي بگيريد.
همیشه برای فهمیدن و درک صحبت های یکدیگر نیاز به برقراری ارتباط موثر داریم. سوءتفاهم هایی که گاهی اوقات بین دو نفر بوجود می آید بعلت این است که همدیگر را نمی فهمند زیرا که ارتباط برقرار شده موثر نیست...
همیشه برای فهمیدن و درک صحبت های یکدیگر نیاز به برقراری ارتباط موثر داریم. سوءتفاهم هایی که گاهی اوقات بین دو نفر بوجود می آید بعلت این است که همدیگر را نمی فهمند زیرا که ارتباط برقرار شده موثر نیست.
امروزه عواملی هستند که امکان دارد این ارتباط را خدشه دار سازند.
یکی از آنها تغییر محیط است مثلاً با قبولی در دانشگاه فرد خواه نا خواه با مشکلاتی در خانواده و محیط آن رو در رو می شود و نمی تواند ارتباط موثری با اعضای خانواده برقرار کند.و در آخر متهم به این می شود چون وارد دانشگاه شده ای اینگونه تغییر کرده ای.
عامل بعدی تنهایی است. گونه ای از این تنهایی، عزلت است. یعنی آگاهی به اینکه من موجود واحدی هستم که با دیگران تفاوت دارم. به قول سهراب سپهری هر چه مهم تر تنها تر.
یکی از علل اصلی این تنهایی تکنولوژی است.
مثلا خانواده ای مشغول تماشای تلویزیون است ولی هریک درگیر مشکلات خود می باشد واز دیگری خبر ندارد ویا اینکه درگیر مسایل روزانه می شوند وهیچ گونه ارتباطی با هم ندارند. عشق از دست رفته می تواند در ایجاد ارتباط موثر مشکل ساز باشد.
فرد در غم از دست دادن چیزی یا فردی به سر می برد وافسوس نداشتن آن را می خورد امادر نقطه مقابل این عوامل موفقیت قرار دارد. شخص به دلیل موفقیت خود در معرض ارتباطات بشری قرار دارد و می تواند ارتباط موثری برقرار سازد و از طرفی برقراری ارتباط موثر خود موفقیت محسوب می شود..مورد بعدی مساله مرگ وزندگی است و آنها که ارتباط موثری ندارند طول عمر کمتری دارند نسبت به آنان که این ارتباط را دارند.
مشکلاتی که با آن مواجه هستیم به دلیل این است که خیلی مهارتهای لازم در زندگی را به دست نیاورده ایم، اینکه چگونه انتقاد کنیم، چگونه مخالفت کنیم، چگونه با مخالفت دیگران کنار بیاییم، و یا اینکه چگونه جراتمند باشیم؟ جرات مندی به معنای حفظ حقوق خود بدون اینکه به حقوق دیگران بی احترامی کرده ویا حقوق دیگران را خدشه دار سازیم.
می دانیم هر فردی حق اشتباه کردن را دارد پس یک رفتار جرات مندانه می تواند قبول و پذیرش این اشتباه باشد.
● برای ارتباط موثر برقرار کردن مجموعه مهارتهایی لازم است.از جمله :
▪ اولین گام مهارت گوش دادن است، این گوش دادن با شنیدن فرق می کند زیرا شنیدن فرایندی است روان شناختی که همراه با همدلی و انعکاس احساسات است ولی شنیدن پدیده ای ادراکی است.
مردان یک سوم زنان صحبت می کنند و در صحبت هایشان بدون عواطف و احساسات هستند ولی زنان در صحبت هایشان می توانند به راحتی انعکاس عواطف را دریافت کنند. وقتی مردی مخاطب باشد فقط گوش می کند و نمی تواند همزمان با گوش دادن کار دیگری انجام دهد ولی زنان اینگونه نیستند.
در مورد این مهارت باید در مورد بافت و چگونگی شرایط آگاهی داشته باشیم زیر هر کلمه معنا و مفهومی دارد که در بافت و مضمون خاصی موثر است.
در مورد شخص گوینده علاوه بر اصل موضوع مواردی است که می تواند در دریافت مضمون به مخاطب کمک کند نظیر: تن صدا، وضع لباس، و شرایط و …
▪ مهارت دوم خوب حرف زدن است. اینکه با توجه به بافت بدانیم صحبتی که می کنیم چه تاثیری خواهد گذاشت و به بافت ذهنی و ساحت ذهنی شخص مخاطب پی بردچراکه زبان هرکس ساحت ذهنی اوست.
نظیر نامه ای که امام خمینی ( ره) به گورباچف نوشت و در نتیجه ان کمتر از ۲۴ ساعت نیروهایش را از افغانستان خارج کرد.
▪ مهارت سوم همگامی است یعنی هنگام گوش دادن به فرد مقابل با همگامی خود بطور مثال با گفتن کلماتی مثل خوب، آهان، بقیه اش و یا تکان دادن سر و.. با او ارتباط برقرار کرده و تشویق به صحبت نماییم.
▪ مهارت چهارم تقدم در ارائه نظرات است. اینکه به دیگران اجازه بدهیم که قبل از ما نظراتش را مطرح کند.
▪ مهارت پنجم پرهیز از مطلق گویی است چرا که ارتباط موثر را خدشه دار می سازد. از کلماتی نظیر: همیشه، هرگز، هیچ وقت استفاده نکنیم و همیشه جایی برای نسبیت باقی بگذاریم
راهکارهای ارتباطات مؤثر
ارتباط مؤثر رابطه ای است کلامی و غیرکلامی بین دو یا چندنفر که در طی آن، افراد می توانند عقاید، خواسته ها، نیازها و هیجانات خود را بیان نموده و به نوعی احساس رضایت دست یابند.
اثرات برقراری ارتباط مؤثر با دیگران :
1 – تقویت اعتماد به نفس
2 – درک متقابل
3 – رضایت خاطر
4 – احساس سودمندی
5 – تقویت رشد اجتماعی، روحی، روانی و عاطفی
6 – تأمین بخشی از نیازهای اساسی انسان
7 – انتقال صریح پیام به دیگران
راهکارها و نکات مهم روانشناختی در ارتباط مؤثر:
1- افراد با هم تفاوت دارند: با همه افراد نمی تواند به یک گونه حرف زد یا ارتباط برقرار کرد مهمترین گام، مخاطب شناسی است؛ یعنی شناخت ویژگی های شخصیتی دیگران و رفتار کردن متناسب با آن.
2 – روحیه هر فردی در رفتار او تأثیر گذار است : افراد در وضعیت های روحی متفاوت، رفتارهای مختلفی دارند.
مثلاً آیا وقتی خسته هستیم سؤال طرف مقابل را همان گونه پاسخ می دهیم که شاد و با نشاط هستم؟
بنابراین بهتر است مخاطب ما در وضعیت روحی خوبی قرار گیرد تا ارتباط مؤثر برقرار شود.
بیاد داشته باشیم هر کس با احترام وارد شود یقیناً با مهر خارج خواهد شد.
3 – نگرش و دنیای هر فرد متفاوت است :
برخورد غیرمنطقی وجود ندارد! هر کس براساس منطق خود رفتار می کند، چون هر کس دنیا را از دید خود درک می کند؛ بنابراین بهتر است با افراد متفاوت برخوردهای متفاوت داشته باشیم. برای برقراری ارتباط مؤثر با دنیا و نگرش دیگران مقابله نکنیم بلکه نخست دنیای آنها را بپذیریم، به دنیا آنها پا بگذاریم و بعد او را به دنیای خود دعوت کنیم، به تعبیرشهید باهنر «از آنجایی شروع کنیم که او دوست دارد و به آنجایی ختم کنیم که خود دوست داریم».
4 – آدم ها را دوست داشته باشیم :
ما با کسانی که دوستشان داریم راحت تر به نتیجه می رسیم بنابراین برای برقراری ارتباط مؤثر لازم است به اصول دیگران احترام بگذاریم حتی اگر آنها را قبول نداریم، با این کار محبت و دوست داشتن خود را به آنها نشان می دهیم.
5 – باور اینکه هم من خوبم هم شما خوبید :
توماس هریس در کتاب «وضعیت آخر» چها روضعیت را در ارتباط فرد با دیگران مطرح می کند، از جمله :
من خوبم تو خوب نیستی.
باور این وضعیت موجب احساس مقابله ، تلافی و دعوا می شود و مانع ارتباط است.
من خوب نیستم ، تو خوب هستی.
باور این وضعیت موجب احساس حقارت و کوچکی شده و مانع ارتباط است.
من خوبم، شما هم خوبید
تنها باور این وضعیت است که می تواند موجب برقراری ارتباط مؤثر با دیگران شود.
6- کوشش غیرمستقیم مؤثر است :
برای مثال در جلسه ای برگه هایی که پشت آنها پیام هایی مفید و هدفمند نوشته شده بود به عنوان کاغذ یادداشت بین اعضاء توزیع شد، با وجود اینکه به افراد توصیه ای برای خواندن مطالب نشده بود، اما همه اعضای جلسه پیام ها را خوانده بودند!
7- مقاومت دیگران را درک کنیم:
اگر ضمن تلاش، برای ارتباط با فرد مقابل، او از خود مقاومت نشان داد و عباراتی از این قبیل به کاربرد: تو مرا درک نمی کنی، به او بگوییم «من احساس شما را می فهمم، اگر دوست داری درباره اش صحبت کنیم».
8- همیشه «برد، برد» بیافرینیم:
اگر بپذیریم همه انسانها در حال تغییر و تحول اند، می بینیم برای برقراری ارتباط مؤثر بهتر است قصد و نیت هایمان را خیر کرده و به سویی حرکت کنیم که دو طرف برنده باشند. برای رسیدن به این هدف باید مدام از خود بپرسیم که در این ارتباط، من برای او چه فایده ای دارم. یا چرا بایستی دیگران برای من کاری را انجام دهند!؟
پاسخ به این سؤال می تواند ارتباط ما را با دیگران موثر نماید. همیشه در برقراری ارتباط با دیگران به روشی عمل کنیم که دو سر برنده باشیم، هیچ بازنده ای نداشته باشیم، برد، برد بیافرینیم.
9-شخصیت افراد را از رفتارشان جدا کنم:
اگر رفتار طرف مقابل برای ما قابل قبول نبود برای برقراری ارتباط مؤثر بهتر است فقط همان رفتار ناپسند او را زیر سؤال ببریم نه کل شخصیت او را ، به کسی که خطایی کرده نگوییم تو تنبل، کودن، بی عرضه و ... هستی، چرا که این عمل ما را از برقراری ارتباط جهت انتقال پایم اصلی بازمی دارد.
10 – خوب گوش دهیم :
در برقراری ارتباط موثر با دیگران خوب گوش کردن (گوش دادن فعال) به حرفهای طرف مقابل علاوه بر یک مهارت، یک هنر است وقتی کسی با ما حرف می زند باید سعی کنیم در چشمهایش نگاه کنیم و احساسات بیان شده او را درک کرده و با حرکت چشم، ابرو و ... به او نشان دهیم که مشتاقانه به سخنان او گوش می دهیم، از ارائه راه حل، نصیحت، قضاوت کردن و دستور دادن اکیداً بپرهیزیم چون اینها همه جزء سدها و موانع ارتباطی به شمار می آیند.
11 – دیگران را بدون قید و شرط بپذیریم :
دیگران را همان گونه که هستند بپذیریم و سعی نکنیم آنها را در قالب انتظار و خواسته خود شکل دهیم.
12 – ارتباط خود را با کلمه «من» شروع کنیم:
اگر در ارتباط با دیگران مسأله ای پیش آمده ابتدا مشخص کنیم چه کسی بیش از دیگران ناراحت شده و آن گاه پیام را با کمله «من» و بدون مقصر دانستن یا سرزنش دیگران بیان کنیم، مثلاً : « من امروز خسته ام، لطفاً صدای ضبط صوت را کم کنید».
13 – روشن، کوتاه و گزیده سخن بگوییم:
عموماً پرحرفی و زیاد سخن گفتن نه تنها به ارتباط بهتر کمتر نمی کند بلکه مانع از ارتباط هم می شود.
به فرمایش امام علی علیه السلام : «خیر الکلام ما قل و مادلّ» بهترین کلام سخن کوتاه و گزیده است.
14 – نیازهای دیگران را در حد ممکن برآورده کنیم : برای برقراری ارتباط بهتر با دیگران متوجه نیازهای اساسی زیستی، روانی، عاطفی و اجتماعی اطرافیان خود باشیم و با برآورده کردن نیازهای آنها در حد توان خود به سوی برقراری ارتباط بهتر با آنها گام برداریم.
«کونو دعاه الناس بغیر السنتکم کونو دعاه الناس باعمالکم» )حضرت محمد(ص)
15 – صحبت با دیگران را خوب شروع کنیم: سلام و احوالپرسی و مقدمه چینی در آغاز صحبت با دیگران می تواند ما را در برقراری ارتباط بهتر کمک کند.
16 – مقدمه چینی زیاد و حاشیه پردازی مانع ارتباط است.
17 – اگر بتوانیم احساسات و هیجانات خود را کنترل کنیم ، در ایجاد ارتباط با دیگران موفق تر خواهیم بود.
18 – در برقراری ارتباط با دیگران موقعیت زمانی و مکانی را مدنظر داشته باشیم.
19 – از تن صدای مناسب استفاده کنیم: مثلاً صدای بالا نشانه عصبانیت و هیجان است و تن صدای پایین غمگینی را نشان می دهد.
20 – از آهنگ صدای مناسب استفاده کنیم : بدانیم در کجا صحبت خود را بالابرده، کی پایین بیاوریم و کجا کش دار صحبت کنیم.
21 – از تماس چشمی مناسب استفاده کنیم : در زمان صحبت به صورت مخاطب خود نگاه کنیم چرا که تماس چشمی یک تماس مستمر است ولی به او خیره نشویم و به مردمک چشم او نگاه نکنیم، چرا که از ما می برد.
22 – از حالات چهره مناسب استفاده کنیم: متناسب با صحبتی که می کنیم بتوانیم تأثر و یا خوشحالی را در چهره خود نشان دهیم.
ارتباطات سازمانی موثر در مدیریت :
در سازمانهای معاصر، نظریهپردازان و مدیران کارکشته، از سالها پیش به این حقیقت دست یافتهاند که
ارتباط موثر عامل دستیابی آنان به اهداف سازمانی، بالا رفتن تراز بهرهوری و رضامندی کارکنان و
ذینفعهای راهبردی است. هر یک از موارد فوق میتواند بهراحتی سازمانی را به اوج رسانده و یا آن را
به حضیض سوق دهد، و ارتباطات موثر موجب و موجد آنها است. این توجه بهویژه در آغاز هزاره سوم
میلادی شدت بیشتری یافته و مدیران را بر آن داشته است که با دقت و وسواس بیشتری به آنها بپردازند.
چه که دریافتهاند به اندک قصوری سازمان کار آمد آنها به سازمانی ناکارآمد و مخذول بدل خواهد شد.
چگونه میتوان ارتباطات موثر و بهینه را در سازمان بکار گرفت؟ چگونه میتوان فضای کاری مناسبی
بین کارکنان با خواستهها و نیازهای گوناگون و با زمینههای فکری، تربیتی و نگرشی مختلف بهوجود
آورد؟ چگونه میتوان با هزینهای اندک رضایتی فراوان در کارکنان، سهامداران، عرضهکنندگان و
مشتریان و ارباب رجوع بهوجود آورد؟ پاسخ به این سئولات و صدها سئوال دیگری که میتوان مطرح
کرد در یک عبارت است و آن: «ارتباطات سازمانی موثر» میباشد. این دوره بر آن است
که به نظریهها و مفاهیم اساسی ارتباطات سازمانی پرداخته و قواعد و قوانینی جهانشمول حاکم بر آنها
را بیابد و بهگونهای خودگرایانه روابط سازمانی مستتر در نظام سازمانی هزاره سوم را که مبتنی بر
جریان آزاد و روان اطلاعات و ساز و کارهای رقابتی چشمگیر است تدوین و تبیین نماید.
وجود سازمان وابسته به ارتباطات است و هر مديري معمولاً بيشتر وقت خودش را صرف برقرار كردن
ارتباطات مي كند براي ايجاد هماهنگي بين عناصر مادي و انساني سازمان به صورت يك شبكه كار موثر و
كارآمد ، برقراري ارتباطات مطلوب ضروري است ، زيرا وقتي ارتباطات برقرار نشود ، فعاليت سازمان
متوقف مي شود و در واقع مي توان گفت كه مديريت كارساز به برقراري ارتباط موثر بستگي دارد .
تعريف ارتباطات :
در كتاب سازمان از تئوري تا عمل نوشته دكتر ايران نژاد پاريزي و دكتر پرويز ساسان گوهر ، ارتباطات
اين گونه تعريف شده است (( ارتباطات عبارت است از فرآيند ارسال اطلاعات از طريق يك شخص به
شخص ديگر و درك آن توسط شخص گيرنده )) يعني انتقال و سهيم شدن در انديشه ها ، عقايد و واقعيت
ها به گونه اي كه گيرنده آنها را دريافت و درك كند .
در كتاب رهبري و كنترل نوشته جيمز استونر ارتباطات اين گونه تعريف شده است :
ارتباطات فرآيندي است كه بدان وسيله افراد درصدد بر مي آيند در سايه مبادله پيامهاي نمادين به مفاهيم
مشترك دست یابند .
اهميت ارتباطات در مديريت
اهداف آموزشي
1- تعيين اركان ارتباطات در مديريت
2- تعيين شيوه هاي مختلف ارتباطات در مديريت
3- تعيين مزايا و معايب هر يك از شيوه هاي مختلف ارتباطات
4- تعيين جريان ارتباطات در سازمان
5- تعيين شيوه هاي بهبود ارتباطات سازماني
6- تعيين شيوه ارتباطات موثر در گروهها و سازمان
اهميت و هدف ارتباطات
ارتباطات موثر به دو دليل براي مديران حائز اهميت است ، اولاً ارتباطات فرآيندي است كه مديران با
استفاده از آن وظايف برنامه ريزي ، سازماندهي ، رهبري ، هماهنگي و كنترل را به انجام مي رسانند .
ثانياً ارتباطات فعاليتي است كه مديران قسمت اعظم وقت خود را به آن تخصيص مي دهند . ارتباطات نه
تنها وظيفه مدير را تسهيل مي كند ، بلكه وسيله اي است كه سازمان را با محيط خارج مربوط مي سازد ،
به عبارت ديگر بايد گفت كه از طري ارتباطات هر سازماني به صورت سيستم باز در مي آيد و با محيط
خارج ارتباط برقرار مي كند .
ارتباطات را به عنوان خوني به حساب مي اورند كه در رگ حيات سازمان جريان دارد و نبودن ارتباطات
باعث بروز اختلال در قلب سازمان خواهد شد .
خلاصه اينكه بدون ارتباطات موثر انجام وظايف سازمان و ادامه حيات آن امكان پذير نخواهد بود .
(( هنري مينتز برگ )) عامل ارتباطات را به عنوان يكي از مهمترين عوامل در ايفاي نقش مديران
بيان مي كند .
با استقرار مجاري ارتباطات صحيح بين رئيس و مرئوس 5 هدف ذيل تحقق مي يابد :
1- رهنمود هاي مشخصي براي انجام موفقيت وظايف به مرئوسان داده مي شود .
2- مرئوسان از عمليات و رويه هاي سازماني مطلع مي شوند .
3- به كاركنان آموزش داده مي شود كه چرا شغل آنان در مجموعه سازمان از اهميت ويژه اي برخوردار است .
4- زير دستان در مورد عمل كرد و اين كه كارشان را چگونه انجام مي دهند و چطور مي
توانند پيشرفت حاصل كنند ، بازخورد لازم را به دست مي آورند .
5- اطلاعات لازم به منظور وقوف بر هدفهاي سازماني در اختيار مرئوسان قرار مي گيرد .
از آنچه گذشت چنين استنباط مي شود كه تمام وظايفي كه مدير انجام مي دهد ، به ارتباطات موثر بستگي
دارد .
جريان ارتباطات در سازمان :
الف) ارتباط عمومي
ب) ارتباط افقي
ج) ارتباط مورب
ارتباط در سطح عمودي
ارتباط در سطح عمودي شامل زنجيره فرماندهي مي شود كه در سازمان مسير عمودي(بالاو پايين ) مي
پيمايد . هدف ارتباطات رو به پايين اين است كه درباره هدفها و سياستهاي سازمان ، اطلاعات لازم به
اعضا ء داده شود در حاليكه نقش اصلي ارتباطاتي كه مسير روبه بالا مي پيمايد اين است كه اطلاعاتي را
درباره سطوح پايين تر سازمان به مقامات بالاتر سازمان مي رسانند .
دو پژوهشگر به نامهاي پوتر و رابرتز( Porter and Roberts ) درباره اهميت ارتباطات عمودي
در سازمان يك تحقيق انجام داده اند و به اين نتيجه رسيدند كه دو سوم ارتباطات مديران با سرپرستان و
زير دستان برقرار مي شود .
ارتباطات در سطح افقي
معمولاً شبكه ارتباطي افقي داراي الگويي از جريان كارها يا امور در يك سازمان است كه بين اعضاي يك
گروه ، بين گروه و گروه ديگر ، بين اعضاي دواير مختلف و بين نيروهاي صف و ستاد برقرار مي گردد .
هدف اصلي از ارتباطات در سطح افقي اين است كه براي ايجاد هماهنگي و حل مسائل يك كانال مستقيم در
سازمان بوجود آيد .
ارتباطات مورب
ارتباطات مورب هنگامي صورت مي گيرد كه افراد در سطوح مختلف كه رابطه گزارش دهي مستقيم ندارند
با يكديگر مراوده برقرار كنند .
شبكه هاي ارتباطي در درون سازمان
شبكه ارتباطات : انگاره يا قالبي براي تماس ميان مراكز تصميم گيري به شمار مي رود .
شبكه هاي ارتباطي را به طور كمي به دو دسته الف ) متمركز ب ) غيرمتمركز تقسيم بندي مي نمايند .
شبكه ارتباطي متمركز شامل ارتباطي Y و شبكه ارتباطي ستاره اي و همچنين شبكه ارتباطي غيرمتمركز
شامل شبكه ارتباطي زنجيره اي و شبكه ارتباط دايره اي است .
شبكه ارتباطي غيرمتمركز براي وظايف پيچيده و شبكه ارتباطي متمركز براي وظايف ساده و دقيق مناسب
هستند . ميزان رضايت در شبكه ها به ترتيب در شبكه دايره اي ، زنجيره اي ، Y و ستاره اي كاهش مي
يابد . به عبارت ديگر ميزان رضايت در شبكه زنجيره اي بيشتر از شبكه Y و ميزان رضايت در شبكه Y
بيشتر از شبكه ارتباطي ستاه اي است . شكل 5 مطالب فوق را به خوبي نشان مي دهد.
انواع ارتباطات
الف ) ارتباط كتبي ب ) ارتباط شفاهي
هركدام از اين ارتباطات داراي مزايا و معايبي است كه به توضيح آنها مي پردازيم :
الف : مزاياي ارتباطات كتبي
1- ارتباطات كتبي شواهدي از رويدادها ، اقدامات و روند عمليات به دست مي دهد .
2- سوابق مدون و مكتوبي براي مراجعات بعدي به وجود مي آورد .
3- امكان سوء تفاهم و تفسير و تعبير غلط را كاهش مي دهد .
ب ) معايب ارتباطات كتبي
1- وقت زيادي صرف شود .
2- براي اطمينان از اينكه گيرنده پيام را درست درك كرده است ، باز خورد وجود ندارد .
3- مطالب مكتوب قبل از فراسيدن زمان مناسب براي ابزارشان ممكن است افشا شوند و در
نتيجه كارآمدي خود را از دست بدهند .
4- به واسطه ارتباطات كتبي روابط افراد بيشتر جنبه رسمي پيدا مي كند .
مزاياي ارتباطات شفاهي
1- ارتباط شفاهي ساده و مستقيم است . وقت كمتري مي گيرد و از حيث هزينه ارزانتر تمام مي
شود .
2- از تاخير و كاغذ بازي جلوگيري مي كند .
3- محبت و رفاقت در سازمان به وجود مي اورد به واسطه تماسهاي شخصي موجب پديد آمدن
احساس تعلق مي شود .
4- به وسيله ارتباطات شفاهي هرگونه سوء تفاهم و برداشت نادرست برطرف مي شود .
معايب ارتباطات شفاهي
1- از ارتباطات شفاهي هيچ گونه سابقه اي برجا نمي ماند .
2- ارتباطات شفاهي در جريان عبور از سلسله مراتب سازماني تحريف مي شود .
3- وقتي كه فاصله جغرافيايي زياد باشد ، ارتباطات شفاهي نمي تواند به طور موثر انتقال يابد .
4- گيرنده پيام ممكن است پيام را بر مبناي برداشت خودش تفسير كند و نه براساس قصد
پيام دهنده .
5- درباره پاسخهاي فوري نمي توان به دقت انديشيد و تامل كرد .
5- شيوه سخن گفتن ، تون صدا و حركات صورت ممكن است كم و بيش معناي متفاوتي را
به گيرنده پيام القا كند .
موانع ارتباطات
1- فقدان برنامه ريزي در ارتباطات
2- موانع مربوط به پارازيت .
الف )زمان نامناسب ب ) مجاري نامناسب ج ) اطلاعات غيرمافي يا نامناسب
د ) مزاحمتهاي فيزيكي ه ) ساخت سازماني و ) زيادي حجم اطلاعات
بهبود ارتباطات
تحقیقات نشان می دهند که مدیران بین 50 تا 80 درصد وقت خود را صرف برقراری ارتباط می کنند. چرا که ارتباطات حیاتی ترین امر در سازمان می باشد. بدون ارتباطات موثر عملکرد مدیران، نوآوری، درک مشتری و همکاری در امور بسیار ضعیف خواهد بود.
ارتباطات موثر سازمانی به سه چیز نیاز دارد:
1- همه کارکنان باید درک و مهارت مناسب در برقراری ارتباط خوب داشته باشند.
2- ارتباطات سازمانی موثر نیازمند فرهنگی است که از ارتباطات موثر حمایت کند.
3 ارتباطات سازمانی موثر نیازمند توجه است.
نکاتی ویزه در برقراری ارتباط موثر برای مدیران:
1- درخواست فعالانه بازخورد درباره ارتباطات خود و ارتباطات درون سازمانی
2- ارزیابی درک و دانش ارتباطات خود
3- کار با کارکنان و تعریف چگونگی برقراری ارتباطات در سازمان . توسه عمومی در خصوص: الف) چگونگی کنترل مخالفت ها
ب) نحوه کار ارتباطات افقی ( کارمند با کارمند)
ج) نحوه کار ارتباطات عمودی ( مدیر با کارمند، کارمند با مدیر )
د) نوع و زمان دسترسی به اطلاعات
4- توجه به فشارهای ساختاری سازمان و چگونگی تاثیر این فشارها بر ارتباطات
5- یادگیری درباره تکنیک های گوش دادن و استفاده موثر از این تکنیک ها
6- در نظر گرفتن یک مسئول برای بررسی ارتباطات.